Evidence školení zaměstnanců: záznam o školení a plán na rok

Firma má třicet zaměstnanců, každý z nich tři až pět různých školení a každé školení jinou lhůtu. BOZP se dělalo loni v březnu, řidiči v červnu, AML „někdy na podzim“. Pak přijde kontrola nebo pracovní úraz a ukáže se, že u dvou lidí školení propadlo a u nového kolegy chybí úplně.

Evidence školení je nezáživná agenda, ale právě ona rozhoduje, jestli dokážete doložit, že jste povinnosti splnili. Tento článek ukazuje, co zákony k evidenci říkají, co má obsahovat dobrý záznam a jak si postavit roční plán.

Co k evidenci říkají předpisy

BOZP a řidiči: dokumentaci určuje zaměstnavatel

Podle § 103 odst. 3 zákoníku práce zaměstnavatel určí obsah a četnost školení, způsob ověřování znalostí a vedení dokumentace o provedeném školení. Zákon tedy povinnost dokumentovat stanoví, ale nepředepisuje formulář ani konkrétní náležitosti.

Státní úřad inspekce práce ve svém vyjádření k provádění školení BOZP uvádí, že forma je na zaměstnavateli, ale doklady musí být dostatečně průkazné a potvrzovat faktickou realizaci školení. Prezenční listina s podpisy bez obsahu a bez ověření znalostí tuto podmínku splňuje jen napůl.

Jak dlouho dokumentaci BOZP uchovávat, zákoník práce nestanoví. V praxi se doporučuje uchovávat ji nejméně po dobu trvání pracovního poměru a ještě nějakou dobu po něm, protože doklady o školení mohou být důležité při řešení pracovního úrazu i po letech.

AML: pět let a pevná lhůta

Nejpřesnější pravidla má AML zákon. Povinná osoba podle § 23 zákona č. 253/2008 Sb. školí zaměstnance před zařazením na pracovní místo a pak nejméně jednou v průběhu 12 kalendářních měsíců. Evidenci o účasti a obsahu školení uchovává nejméně 5 let od jejich konání.

Kybernetická bezpečnost: přehledy a seznamy

Regulované subjekty podle zákona č. 264/2025 Sb. vedou podle vyhlášek NÚKIB přehledy o provedených školeních a seznamy školených osob (např. § 5 odst. 3 vyhlášky č. 410/2025 Sb.). Lhůtu opakování vyhlášky neurčují – mluví o „pravidelných“ školeních.

GDPR, AI, ochrana oznamovatelů

Tyto předpisy evidenci školení výslovně nepředepisují. Přesto se vyplatí ji vést: GDPR v čl. 5 odst. 2 vyžaduje, aby správce uměl doložit dodržování pravidel, a AI Act v čl. 4 vyžaduje přijetí opatření – a opatření, o kterém nemáte záznam, se těžko dokazuje.

Co má obsahovat záznam o školení

Pro všechna školení se osvědčilo, aby záznam odpověděl na tyto otázky:

1. Kdo – jméno zaměstnance, pracovní zařazení.
2. Kdy – datum absolvování (u e-learningu i čas).
3. Co – název školení a odkaz na osnovu nebo obsah, ideálně s verzí.
4. Na jakém právním základě – např. § 103 odst. 2 zákoníku práce nebo § 23 AML zákona.
5. Kdo školil nebo garantoval obsah – jméno a odbornost (např. osoba odborně způsobilá v prevenci rizik).
6. Jak byly ověřeny znalosti – test, počet otázek, hranice úspěšnosti, výsledek.
7. Potvrzení zaměstnance – podpis nebo prokazatelné elektronické potvrzení.
8. Doplňující místní část – kdo a kdy seznámil zaměstnance s konkrétním pracovištěm nebo vnitřními postupy.

Osvědčení pro zaměstnance je praktické, ale samo o sobě nestačí. Vypovídá o jednom člověku a nic neříká o obsahu školení ani o tom, jak jste stanovili četnost.

Kromě záznamů: rozhodnutí o četnosti

U BOZP a řidičů zákon četnost neurčuje, takže ji musíte stanovit sami – nejlépe písemně ve vnitřním předpisu (směrnici o školení). Typicky obsahuje:

• které skupiny zaměstnanců se školí a v čem,
• jak často se školení opakuje,
• kdy se školí mimořádně (změna práce, nová technologie, po úrazu, po delší nepřítomnosti),
• kdo za školení odpovídá a jak se dokumentuje.

Bez takového rozhodnutí je i perfektní záznam o školení jen polovina důkazu.

Jak sestavit roční plán školení

Praktický postup pro firmy, které nemají specializovaný systém:

1. Sepište zaměstnance a ke každému školení, která potřebuje. Vodítkem je přehled povinných školení podle oboru a velikosti firmy.
2. Doplňte datum posledního absolvování a datum, do kdy má školení platnost podle vaší směrnice.
3. Seřaďte podle data vypršení, ne podle typu školení. Tak hned vidíte, kdo je na řadě.
4. Nastavte si upozornění zhruba měsíc před vypršením – na školení se pak dá v klidu objednat a zaměstnanci ho stihnou.
5. Noví zaměstnanci mimo plán. Vstupní školení nepočká na roční termín, patří do procesu nástupu (viz checklist pro nového zaměstnance).
6. Jednou ročně plán zkontrolujte proti změnám – nové pozice, nové vozy, home office, nové AI nástroje.

Ukázka ročního přehledu

Školení	Doporučená četnost	Zdroj lhůty
BOZP zaměstnanců	vstupní + opakované (často 1× za 12 měsíců)	stanoví zaměstnavatel (§ 103 odst. 3 ZP)
BOZP vedoucích	1× za 12 měsíců	stanoví zaměstnavatel
Řidiči referenti	vstupní + opakované (často 1× za 12 měsíců)	stanoví zaměstnavatel
První pomoc – teorie	při nástupu, pak 1× za 1–2 roky	doporučení, zákon lhůtu neurčuje
AML	před zařazením + nejméně 1× za 12 kalendářních měsíců	§ 23 zák. 253/2008 Sb.
Kybernetická bezpečnost	vstupní + pravidelné (doporučeno 1× ročně)	vyhl. 409/2025 a 410/2025 Sb.
GDPR	1× ročně a při změně pravidel	dobrá praxe
AI gramotnost	při nástupu, pak 1× za 12 měsíců	doporučení, AI Act lhůtu neurčuje
Ochrana oznamovatelů	při nástupu, pak 1× za 2 roky	doporučení, zákon lhůtu neurčuje
Práce na dálku	před zahájením, pak 1× za 12 měsíců	doporučení

Kde je ve sloupci „stanoví zaměstnavatel“, není 12 měsíců zákonná lhůta. Je to obvyklá volba, kterou si zapíšete do směrnice.

Papír, tabulka, nebo systém

• Papírové složky stačí malé firmě s jedním dvěma druhy školení. Slabina: nikdo vás neupozorní, že něco vyprší.
• Tabulka zvládne desítky lidí, pokud ji někdo pravidelně aktualizuje. Slabina: doklady leží jinde než přehled.
• Online systém spojí přehled, doklady a upozornění na jednom místě. Hodí se tam, kde je více školení a lidé nastupují průběžně.

Shrnutí

Zákoník práce ukládá vést dokumentaci o školení BOZP, ale formu nechává na zaměstnavateli; podle SÚIP musí být doklady průkazné. Nejpřísnější je AML zákon: školení nejméně jednou za 12 kalendářních měsíců a evidence nejméně 5 let. U ostatních školení se evidence vyplatí jako doklad přijatých opatření. Základem je záznam s obsahem, datem, ověřením znalostí a potvrzením zaměstnance, plus písemné rozhodnutí o četnosti.

Při objednávce na skoleniprozamestnance.cz dostanete ke každému kurzu osvědčení a záznam o školení s právním základem, výsledkem testu a garantem obsahu. Ve firemním přehledu vidíte, kdo má hotovo a komu brzy vyprší platnost; 30 dní před koncem vám pošleme upozornění. Ceny začínají na 49 Kč za osobu na 12 měsíců (ceník). Objednat školení